しっかり行いたい!仕事の引き継ぎ!〜後任者が困らない為に〜

どうも!HIRAMA (@hiramarilyouiti)です!

日々、仕事をしているとあるのが「仕事の引き継ぎ」。主に仕事が引き継がれるようなケースとしては以下のようなパターンが考えれるでしょう

・部署の異動

・転勤による勤務地の異動

・退職時の引き継ぎ

どれも後任者に仕事をしっかり引き継がないと、後任者や会社、業種によってはお客様に迷惑をかけてしまいます

今回、僕の勤務地が変わるということもあり、僕が行なっている仕事の引き継ぎ方法を紹介したい

 

 

スケジュール表の作成

自分が行なっている業務の進捗状況が確認できるようにスケジュール表の作成

基本的には後任者が後で見てもわかるようにスケジュール表を作成すればいいが、何があるかわからないので誰がみてもわかるようなスケジュール表を作成している

自分がいなくなったあとでもスケジュール表があれば後任者も今後の仕事の流れをつかみやすいだろう

 

 

資料作成

仕事の方法や引き継ぎ内容、困った時の対処方法を資料にまとめている

今後はその職場に自分がいるわけではない。「わからないことは電話で確認するればいいや!」と思うかもしれないが、忙しかったら電話で確認とることも難しいことがあるだろう

パッとみて確認できるような資料は作っておいていいだろう

後任者も安心して今後の業務を行うことができる

 

 

後任者が理解したかをチェック

仕事の引き継ぎで「スケジュール表」「資料」をしっかり作成し、誰が見てもわかるようなものであれば問題ないのだろうが、「自分がわかりやすい資料作った」と思っているだけで他人には、もしかしたらわかりづらいかもしれない

仕事を引き継ぎするうえでさらに確実なのは作成した資料を持ち寄って後任者に見てもらい理解してもらったかを確認するといいだろう

もし後任者がわかりづらい点があればその場で解決できるので、異動後の仕事もスムーズに進めることができる

引き継ぎ内容が「実は後任者がやったことのない仕事」があったとしたらその場で教えてあげることができる

 

 

一応本当に困った時の為に連絡先を置いていく

そこまでしても仕事をしていると予測しない事態が起きるのは当たり前!

退職だと難しいが単純に異動なのであれば後任者が困った時の為に連絡先を置いておいてあげるといいだろう

いくら引き継ぎしても、その場面にならないとわからないこともあるハズ

 

 

後任者、会社が困らないような引き継ぎをしたい

異動により仕事を引き続きしなければならない場面になったときに後任者、会社が困らないような引き継ぎを心がけたいものです

引き継ぎが無かったり、いい加減な引き継ぎだと後任者が困るだけでなく仕事も止まってしまいます

仕事が止まったり、遅れたりすると後任者だけじゃなく会社にも迷惑がかかってしまうので「仕事の引き継ぎ」は しっかり行いたいものです

 

 

まとめ

仕事の引き継ぎといっても職種によって内容もさまざま、ただ異動や退職となったときは「全く引き継ぎがない」という状態よりは少しでも後任者が困らないような引き継ぎはしたいものですね

今回は僕の仕事内容の引き継ぎ方法を紹介いたしました。少しでも皆さんの参考にでもなれば幸いです

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