まだペーパーレス化しない会社ってどうよ?

まだペーパーレス化しない会社ってどうよ?

ペーパーレス化なんて言葉を耳にするけど、会社によってはまだまだ紙ベース

ぼくが勤めている会社もペーパーレス化なんて言葉は程遠い

会社の棚を見れば、丁寧にまとめられた書類、書類、書類のか数々

取引先から電話が来ると、会社の棚にいき、電話をしながら必要な書類を探しているのだ

..

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これって無駄じゃね?

 

ペーパーレス化っていいことしかない

ペーパーレス化っていいことしかない

どう考えても、ペーパーレス化っていいことしかないでしょ!

会社の人に

 

ぼく:「この棚にある書類、全部ペーパーレス化して管理したらどうでしょ?」

 

と言うと、

 

会社の人:「昔からこの方法だからこれでいいの」

 

いやいや…

昔からこの方法っていつまで同じ方法で書類を保管しているんだ!?

と思いつつ、効率が悪い仕事してるんだな〜と思った

 

たぶんペーパーレス化のメリットがあまりわからないのだろう

ペーパーレス化のメリットをちょっとまとめてみる

 

ペーパーレス化のメリット
  • 必要な書類を検索ですぐ探せる
  • ファイル代金、紙、印刷代がかからない
  • スペースをとらない

必要な書類を検索ですぐ探せる

書類をすべてデータ化すれば、検索することですぐに必要な書類を確認することができます

キレイに棚にファイリングされた書類があったとしても、間違いなく検索で書類を探す方が早いし間違いがない

 

ファイル代金、紙、印刷代がかからない

書類を棚に保管するってことは、書類を印刷する印刷代金、印刷するための紙代金、その印刷した紙の書類を保管するためのファイル代金がかかってくる

どれも金額的には大きくなくても、チリも積もればなんとやらで何年も繰り返し繰り返しやってればそれなりの金額になるだろう

ペーパーレス化するだけでこれらの費用はまったくかかることがない

 

スペースをとらない

書類をデータ化して保管するのだから、大量の書類を保管する棚なんていらないのだ

会社にある書類をすべてデータ化できたらオフィスはもっと広々と使えるだろう

 

サクッと3つくらいメリットをあげたけどいいことしかなくね?

 

 

ペーパーレス化できない書類があるのも事実だけど

ペーパーレス化できない書類があるのも事実だけど

ペーパーレス化をめっちゃ押しているけど、ペーパーレス化出来ない書類があるのも事実

テナントなどの不動産関係、賃貸契約書、申請書類などは紙ベースの書類じゃないだめ

まー

その賃貸契約書だけで会社の棚がファイルだらけになっているわけではないが…

 

仕事で書類を頻繁に探すならペーパーレス化しとけ!

そんなに棚にいって書類を探す頻度が多いなら書類を全部ペーパーレス化したらいいと思うんだよね〜

いちいち棚に行って、「あの書類がない」「この書類がない」と騒ぎながら午前中の時間を全部使っているってもったいなくない?

一応キレイにファイリングされているにも関わらず欲しい書類がすぐ見つからずに時間だけ使ってるならさっさとペーパーレス化すればいいのにな〜

導入コストは高いかもしれないけど、社員全員の時間効率化になるならありだと思う

 

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